澳洲河南同乡会召开第三届理事会第二次会议

澳洲河南同乡会召开第三届理事会第二次会议

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作者:澳洲河南同乡会 – 8 June 2021

时间:2021.6.6   4:30—6:00pm

地点:澳洲河南同乡会郑州办事处会议室

主持人:胡鲲鹏

记录:范晓琳

参加人员:

(现场):胡鲲鹏  刘婧  万艳春  宋萍  赵冬  陈潇  刘建辉  郑国强  苏恒  王永康  王新立 李国强  高永林  (共13人)

(线上):崔熙源 左佳 王皓 牛建明 杨庆民 薛金河 郑万松 徐辉 宋国剑 刘忠 刘定杰 冯雪龙 武志伟 于济强 刘金安 范晓琳 高伊贝 李斯特 刘玫 时光 荆靖 张圣炆 汪文力 王乐 张嘉琛 许艳丽 张志来 朱宁博 王飞 王涛

(共30人)

请假:崔卓娅 丁晓宾 司新会(共3人)

缺席:蔺朏 徐可 冯利华 吴戈 乔屾 王军 朱健强 陈少文 贾焱 张俊 李思航 王茜 季淑琴 王振 江彭炎 许云柯 杨文斌 贺建庆 姚苏荣 魏扬 王献平(共21人)

(本次会议共出席43人)

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会议主要议题:

一、上次理事会的三个议题的情况汇报及完成情况;(陈潇主持)

二、本次会议的十一个议题:(刘婧主持)

1、两岸三地变成两岸两地(宋萍)

2、关于两个活动的落地和进展情况汇报(宋萍)

3、群管群的组建和运行以及收集群管的二维码和个人简介的工作汇报(范晓琳)

4、各个群的活跃以及人员快速增长和群管理员规则(范晓琳)

5、常务副会长分工明细和考核(胡鲲鹏)

6、理事会人员的责权利(胡鲲鹏)

7、下一步工作计划(胡鲲鹏)

8、同乡会信息问卷填写(时光)

9、商务部未来工作的展开(荆靖)

10、2017年为墨尔本遇难老乡捐款引发的事件的通报和讨论(胡鲲鹏)

11、群管理员列席等相关议题

三、监事会报告(崔熙源主持)

1、上次理事会出席情况

2、同乡会问题反映与解决情况

3、监事会会务汇报

四、财务报告(左佳主持)

1、财务报告

2、会员缴费明细

3、报销流程

 

会议准时在4:30开始,首先由理事长陈潇发言

陈潇:以后的理事会每次开始议题前,都要对上一次理事会未能形成的决议或者还需要持续跟进的议题讨论和跟进,工作由理事处来主持和跟进。

对于上个月三届二次理事会我们确定并宣布了新的一届理事成员组织构架和人员工作安排,目前都已经逐步有序的开始进展下去,后续还会继续完善工作分工。

关于会费方面也根据不同级别制定了不同的标准,目前绝大部分的理事会成员的会费都已经缴纳,后续监事会会继续跟进此工作。

宋萍:河南同乡会在新一届理事会改选成功之时,恰逢迎来传统佳节端午节,上次理事会通过了两岸三地活动议案,但因墨尔本疫情加重,活动不得不取消,现在变成了两岸两地迎端午活动,但活动的前期准备和付出耗费了筹备组人员大量的精力,也做了大量的宣传,很是遗憾,再次感谢徐辉副会长和筹备组人员的付出。

但我们也很欣慰的是在国内郑州的端午节活动还在有序进行中,郑州建业J18举行的“端午遇到书法”活动,在筹备组人员的共同努力下,各项工作已经精准到位,会议流程也制定详细的安排,老乡们的报名工作也接近尾声,目前统计已经突破百人,届时会是一场热闹非凡,欢乐与乡情共同交织的一场盛宴,欢迎同乡会理事一起来共同庆祝这疫情后的节日欢聚。

悉尼青年会的“端午遇见青年”活动也在有序进行中,经过前期筛选,最终把位置定在A55艺术馆,55Murray St Pyrmont NSW 2009,王皓的青年团队牺牲了自己的所有休息时间制定活动流程和活动二维码,一遍遍修改活动内容,为活动设计亮睛之点,比如胸牌、签名墙、抽奖、现金大奖、赞助商的大手笔付出等等,每项活动的衔接以及活动中的巧妙安排都吸引青年人的眼球,期待悉尼的活动完美开启。

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刘婧:理事长和宋萍会长已经把前期的工作都已经做了说明,目前是由原来的两岸三地活动变成两岸两地活动,郑州现在的报名人数已经突破百人了,老乡们很积极也很热切参加疫情后的第一场大的活动。悉尼青年会的活动也已经准备就绪,希望后续有更多的人参与进来。群管理员群也已经筹建完成,河南同乡会一定会越来越强大的,秘书处还将按部就班的执行理事会任务,为各个部门和各个活动做好服务。

 

范晓琳:我来给大家汇报一下组建群管理员群的工作。工作主要分两个方面

一、目的:组建群管群的目的是为了让更多老乡能在异国他乡找到自己家乡最近的亲人,第一时间了解同乡会在做什么,已经做了些什么。使老乡们能通过自己的家乡群管理员来认识同乡会。并充分发挥群团力量,把自己身边的一些熟识的老乡拉进自己的家乡群,大家在群里共叙乡情,同时也可以进一步扩大同乡会人数。

二、感谢:隔离期间受胡会长委托,让快速建立一个群管群,从各个原有的群里去发现人才,于是在短短的几天时内,就快速的在各个群里去挖掘那些能活跃群气氛或经常在群里发一些正能量文章的老乡,加他们的微信并和他们聊天,告诉他们做群管的职责,很快就挑选了一部分群管理员,大家很积极也很热情,愿意为大家服务,在此非常感谢大家对我工作的配合。更让我感动的是,有一部分群暂时还没有合适的人选的时候,万艳春快速的帮我推荐,刘建辉、王献平、苏恒、徐添等也都二话不说接任了一些大群的群管工作,有了这么多人的配合才使我能在短时间内完成群管群的组建工作,发自内心的感谢大家对我工作的支持!后期会和理事处、监事处配合,早日拟定出适合我们自己的群管理制度和职责,使我们河南同乡会能走的更远,变得更强!

 

胡鲲鹏:群管群的建立让大家也看到了我们的工作风格,我们这一届理事会不设虚职,也没有虚职,19个人组成的常务理事会里,除了各州负责人全权负责各州工作运营之外,以下是关于所有常务副会长的职责和管理范围:

A.   徐可:负责本会章程和规章制度的贯彻落实,主抓理事处宏观指导工作。对接人员理事长陈潇。

B.   苏恒,冯利华:负责本会经济和联络工作,负责招商引资,开展商务活动,帮助会员创业和发展,建立信息交流平台。建立同乡会企业合作台账和数据库。其中苏恒负责国内,冯利华负责澳大利亚。对接人员商务部长荆靖。

C.   万艳春(非常务理事人员)负责每年的财务预算和审核,主抓财务长及其人员的宏观指导工作。根据同乡会财务预算制定财务计划,制定会费筹集计划。并指导会员部和商务部按照计划分布任务执行,将计划和任务提交理事会通过执行。对接人员财务长左佳。

D.   高永林:负责会内人员的沟通和团结,减少误会,负责各部门之间的协同合作。主抓监事处工作,监事处反馈回来的问题的处理和跟踪指导。并督促监事处形成相应报告提交理事会。比如:当别人在为同乡会忙碌的时候,请一些人去观战,感觉一下别人努力的氛围,这样更容易了解别人,理解别人,以便更好的了具体工作。对接人员监事长崔熙源。

E.    郑国强:负责奖罚分明,各种人员的处理和表彰。各种证书或聘书的制定和颁发,并拟定时间、活动和形式将证书或聘书发放。主抓秘书处的宏观指导工作。对接人员刘婧。

F.     王献平:负责群管群工作,指导群管工作方向,制定群管任务,比如如何活跃群,如何提醒群里老乡的言论方式,如何解决群里发言的矛盾,如何扩大群影响,制定踢出人的规则等。并定时组织会议和活动,带动群管群的活跃性。对接人员副秘书长范晓琳。

G.   刘建辉:负责安排人员关注所有活动和会议及各种筹款和缴费记录,宏观指导相关人员材料整理和归档。每次的会议纪要打印装订成册留档,每次的活动照片选出10张好的留档,每次活动视频留档,每次理事会后财务报告留档,每次活动的赞助商信息留档,每次表彰和聘书的公布或颁发留档。同乡会的标识(矢量),抬头纸,标准文件格式,并保证所有留档内容有三处备份,以防不测。对接人员,副秘书长陈少文、副秘书长赵冬。

H.   杨庆民:统筹人才部,根据同乡会对人才的需求,及时发现和挖掘同乡会所需人才,凡人品好且有爱心、有能力、有实力或有高度的人才要及时发现并谈话,并根据其意愿提议安排到同乡会相应部门。每次理事会时最少提前两天将提议人员信息发到理事会供大家了解和熟悉,以便理事会时发表意见。对接人员荣誉秘书长万艳春。

I.       牛建明:负责同乡会内部关怀、娱乐、文体,宏观指导组建各种内部运动或娱乐团体,宏观指导各种培训和讲座,关注老乡们的健康和生活质量,宏观指导与外部娱乐或运动团体的对接和联谊,挖掘同乡会各种特长的娱乐和文体人才,培养和筛选好的演出、娱乐、文体等节目,保证同乡会组建的活动中演出事宜的数量和质量。对接人员关怀部部长许艳丽。

J.      王新立:宏观指导各州之间进行交流和联谊活动,各州分会各派出一名副理事长和副秘书长与总会的副理事长和副秘书长一起组成各州交流群,制定交流规则、形式和密度,并形成相应报告提交理事会。对接人员副理事长、外联部部长张骏。

K.   吴戈:负责同乡会所有对处对内法律文件处理,同乡会活动与事务中的合法性和条理性处理。

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时光:根据上次理事会的安排,要制定一个企业调查和推介表,但目前就填表人数不是很理想,很多企业都有部分顾虑,反馈不是太好,大家讨论一下怎样更合适,怎样能让工作更好开展?后期会制定一个更加完善的方案来满足大家的需求,希望各企业也给出意见或建议帮助我们来完成此项议案。

 

荆靖:大家好!目前商务部正在做的工作有:1、中澳两地企业名录和问卷调查正在征集和整理,我们前期做了充分细致的准备工作,目前就是为了更细致地了解商家的需求,这样才能更好地服务商家、对接资源,所以请大家踊跃填写资料,请相信商务部后续的工作不会让大家失望!2、我们在澳洲同城媒体平台开辟了专属于河南同乡会的直播栏目《澳华有约》,立足河南同乡会,讲述在澳华人关心关注的热点话题,我们会根据当前经济、资产、时事等形式,每期确定一个话题,选取已经登记在册的商家参与节目,与佳宾主持人交流座谈,通过媒体传播的影响力,为企业打造个人IP和品牌形象为商家连接资源。3、感谢陈潇理事长和苏会长在国内、冯会长在澳洲为企业商务工作所做的链接,企业家俱乐部正在筹备中,请大家填写企业资料,期待大家成为企业家俱乐部的成员!4、胡会长在回国后,一直在为我们同乡会筹划中澳中心的项目,建成后的中澳中心设有旅游展示中心、签证服务中心、科研教育中心、专利转化中心、医疗服务中心、留学移民中心、跨境商务中心、投资置业中心、金融服务中心、法律顾问中心等部门,所有中心里商家的选取和设置会从商务部登记的企业名录里产生。让我们共同为中澳中心的建设和日后的运营贡献力量。

 

汪文力:根据理事长崔熙源的工作安排,我主要说以下两点:1、我们监事处会针对这次理事会的出勤情况,制定出一个详细的出勤表格,并把每次的出勤情况作为以后的考核标准之一来要求,建议以后连续几次或无故不参加会议的要约谈或除去理事会成员资格,后期会制定出相应的制度出来。2、工作群内各位理事的名字要完整,要把中文名字标注清楚,最好都改成中文名字加英文名字(如果有英文名字的话),方便后期工作。

 

王乐:我主要从以下四点谈谈群管理的考核管理评分问题:1、每个月群人员的增长率占比25%,算达标,增长率不低于2%;2、群内通知转发信息占比25%,算达标,需发送本月内全部通知和通告;3、群内活动或场次占比25%,达标需要每月举办一次活动(线上线下均可);4、合规情况占比25%,参照群管理员制度通告,有违规的每次减少1%考核分数。考核分数76%属于非常活跃;51%–75%属于活跃;50%以下属于不活跃。欢迎大家监督。

 

崔熙源:根据目前各群的活跃度来看,各个群管都很尽职尽责,关于群管理员的职责方面会尽快拟定出来一个详尽的方案,目前我们普通会员经常性使用的有38个群,有相当一部分群管理员是我们理事会成员,希望以后有老乡要进群时先甄别一下,了解清楚了再拉进群里,进群后要求他把名字改成:姓名+居住地,今后让我们共同关注群发展,使我们的同乡会群健康、有序发展下去。

 

左佳:我主要说三点:一是财务报告,二是财务明细,三是明确报销流程。关于财务报告和明细,我已经以表格的形式发到群里了,大家可以看一下,有什么不清楚的可以具体问我,目前有澳币:29943.67刀,人民币33720元,另外青年会的活动收费也已经开始,随后活动结束后还要再支出,到时明细会发出来给大家看。关于报销流程有以下几点:1、原则上不办理预借款,各项费用开支必须事先提出预算并通过审批。2、开支的审批人以及审批限额具体为:A.500澳币(含)以内的开支需由统筹财务的常务副会长审批同意。如该常务副会长为经办人,则需要会长为审批人。B.501澳币至1000澳币以内的开支需由统筹财务的常务副会长及会长共同审批同意。C.1000澳币以上的开支需由会长以及三分之一的常务理事会成员共同审批同意。D.当同乡会资金余额低于4000澳币时,须向常务理事会汇报,由常务理事会讨论决定是否调整原定预算 E.当同乡会资金余额低于2000时,须向常务理事会汇报并严格控制支出,除必要的固定支出以外,其它任何支出须有常务理事会半数人员同意后方可实施,同时应及时动员捐款或其他形式的资金募集。3、各项费用支出必须有完整、合法的原始凭证,凭证需清楚显示金额、日期、开票人及用途。所有发票均需经办人审批人共同签字后,方可在财务部门办理报销手续。对手续不全、不符合财务制度的费用支出,财务人员可拒绝报销。

审批流程:1、费用报销人报销申请(填写费用报销单;2、报销人部门负责人确认签字;3、审批人审核(确认是否该报);4、财务部审核(单据、数据等方面要求);5、履行付款。

 

胡鲲鹏:针对以上的讨论,个人感觉一定要流程简化,不要太繁琐,只要审批的人把控好制度,一定要适合当前的新形势下的财务报销制度。另外,维州的同乡会活动,前期的工作制作了一点材料,消耗了一部分费用,这些费用随后我们会报销。同时,会尽快把维州的理事会建立起来,也会尽快把南澳的理事会建立起来,使它们都有一套自己的管理体系。

关于群管群的发声时间上,大家一定要在澳洲时间晚上10点以后不要再发任何信息,不要让群管群变成一个静音群。

以后形成一个固定的理事会制度,每月会议固定召开,会议不分主次会场,每个部门只要有议题,都可以加入到理事会议程。

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